PRESUPUESTO PARA
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN
Una vez que
se determina que una tecnología es asequible, el siguiente paso para un
organismo electoral consiste en preparar un presupuesto detallado. El
presupuesto debería considerar los costos inmediatos y subsiguientes que se asocian
a la tecnología que se eligió.
El presupuesto de una tecnología tiene cuatro componentes: la lista de
bienes y servicios que se quieren adquirir, el costo de cada artículo, el
calendario de pagos y cualquier ahorro que se pueda conseguir con la tecnología.
Exceptuando el caso en que los artículos solo se usan una vez antes de
desecharlos, la mayoría de los aparatos tecnológicos requiere de un
financiamiento constante para su mantenimiento
Artículos que se pueden incluir en el presupuesto
Dependiendo del tipo y del alcance que tenga la tecnología
considerada, algunos artículos que podrían incluirse en el presupuesto son:
§ Equipo (compra o
renta), por ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, fotocopiadoras, fax,
equipo de comunicaciones, equipos de votación electrónica, pantallas
táctiles;
§ Programas (compra o
renta de la licencia), por ejemplo, automatización de la oficina, bases de
datos, finanzas, personal, propiedad, internet, comunicaciones;
§ Actualización o
mejora del equipo;
§ Actualización o
mejora de los programas;
§ Comunicaciones, por
ejemplo, cargos por red, enlace con satélite, cableado, radio,
telecomunicaciones;
§ Accesorios como
teclados, módems, altavoces, amplificadores, unidades de disco, aparatos de
respaldo, fuentes de energía de emergencia;
§ Consumibles como
tinta para impresora, papel, discos;
§ Soporte, técnicos en
reparación;
§ Mantenimiento,
técnicos en mantenimiento;
§ Salarios, por
ejemplo, pagos para el personal que puede estar en parte o completamente
dedicado a trabajar con la tecnología;
§ Consultores, por
ejemplo, consultores para administración del proyecto, técnicos o auditores
independientes;
§ Transporte, para
trasladar las compras, para almacenar;
§ Energía, por ejemplo,
electricidad para operar la tecnología o que esté relacionada
con iluminación, aire acondicionado, generadores de energía para
emergencias que se usan cuando las fuentes de poder locales no son
confiables;
§ Almacenamiento
durante y entre cada uso;
§ Capacitación, para el
personal de medio tiempo y de tiempo completo;
§ Información pública,
como conducir una campaña de educación pública sobre el uso de un nuevo sistema
de votación electrónica;
§ Documentación,
especificaciones del sistema, manuales de mantenimiento técnico, de usuario, de
capacitación;
§ Impresión de documentos
diseñados para usar con la tecnología, como papeletas ó formatos para lectura
en máquina;
§ Sistemas de respaldo,
por ejemplo, sistemas alternativos como sistemas manuales por si la
tecnología falla, así como sistemas de respaldo y para almacenar datos;
§ Costos por
eliminación, como los costos asociados con la eliminación o venta de la
tecnología obsoleta
§ Cálculos de
depreciación y amortización, por ejemplo, el equipo de computación que se
espera dure tres años tendrá una depreciación del 33% anual.
Estimación de costos
Una vez que se han identificado todos los posibles rubros o artículos de
gasto, se necesita presupuestar o calcular el costo de cada uno de ellos. Los
costos deben ser estimados sobre la base de la duración prevista del equipo o
proyecto.
Cronograma del proyecto
En muchos casos no todos los costos de la nueva tecnología se tienen que
cubrir de inmediato. Después de los costos iniciales de compra e instalación,
hay costos permanentes de mantenimiento y desarrollo durante la duración del
proyecto. El presupuesto a largo plazo se puede calcular mediante un cronograma
o calendario que señale el período de pago de las cuestiones más importantes
del proyecto.
Cuando el proyecto incluye una etapa de prueba o evaluación, es
conveniente que se efectúen pagos progresivos dependiendo de los avances. Si
existen disposiciones para detener el proyecto en caso de que el sistema no
supere pasos esenciales, el calendario de pagos debería estructurarse de
tal forma que minimice los gastos del organismo electoral.
Cuando un sistema va a ser utilizado en una elección u otro evento
importante, es conveniente que el último pago de los proveedores se
retrase hasta que el proyecto esté completo. Esta es una forma útil de
garantizar que los proveedores estén comprometidos con el proyecto hasta su
conclusión. Otra forma de asegurar el compromiso de los proveedores es
utilizando cláusulas de sanción, que pueden ser invocadas si no se cumple con
fechas o compromisos clave.
El calendario debería extenderse a lo largo del ciclo de vida esperado
de la tecnología. Esto permite que se identifiquen todos los costos
previsibles y también los gastos que se tendrían que hacer cuando la tecnología
deba ser reemplazada o actualizada.
Este calendario puede ser utilizado para identificar los
momentos en donde resulta apropiado hacer pagos relacionados con la
instrumentación y el mantenimiento del sistema.
Ahorros potenciales
El presupuesto preparado para la implantación de la nueva tecnología
debería identificar cualquier ahorro que se pueda generar a lo largo del
proyecto. Por ejemplo, cuando se piensa en una solución tecnológica para
reemplazar un procedimiento manual, los costos del nuevo sistema
pueden deducirse de los costos generados por la cancelación del viejo
sistema. En algunos casos, los costos del nuevo sistema pueden ser menores que
los del precedente, generando un ahorro neto. Este tipo de sistema es el
que resulta más fácil de vender a las autoridades encargadas del
financiamiento.
Es probable que, en el corto plazo, un sistema nuevo genere costos
mayores que el anterior. Esto es particularmente cierto cuando existe una fase
de traslape en que ambos sistemas operan en paralelo antes de adoptar por
completo el nuevo. Además, a menudo se presentan costos significativos de
instalación y quizá imprevistos al inicio de un nuevo sistema. En estos casos,
es importante que se calculen los costos probables del proyecto a lo largo de
su ciclo de vida, así como los ahorros potenciales, sobre todo cuando es más
probable que los ahorros netos se generen en el largo plazo.
